RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
1.
NOM
1.1 Le présent Organisme, est dûment reconnu en vertu
de la Loi sur les compagnies, Partie III (L.R.Q., chap. C-38, art. 218), en personne morale sous la dénomination
sociale :
Infirmières et Infirmiers Sans
Frontières(IISF) / Nurses Without Borders (NWB)
Déposé sous le matricule 1163018204, le 30 mai 2005, au Registraire
des entreprises du Québec le 30 mai 2005.
1.2 De plus, le 30 mai
2005, sous le numéro 84474 0944 RR 0001,
IISF/NWB est dûment enregistré, sous le même nom, auprès de l’Agence des
douanes et du revenu du Canada à titre d’Organisme de bienfaisance. À ce titre, IISF/NWB bénéficie de
l’exemption d’impôt prévue à l’article 149(1)(f) de la Loi de l’impôt sur le
revenu.
2.
SIÈGE SOCIAL
Le siège social est situé au
370 avenue
Caouette, Rouyn-Noranda, (Québec), Canada, J9X 3X3
Téléphone : (819) 762-0971, ext. 2615, Sans frais : 1 877 870-8728,
poste 2615, Télécopieur (819) 797-4727, Courriel info@IISF.ca ,
Site Web : www.iisf.ca
Sur résolution, le conseil d’administration (CA) pourra fixer une autre
adresse dans les limites du district judiciaire où elle a établi son siège
social. Toutefois, pour déménager le
siège social de l’Organisme à l’extérieur du district judiciaire de l’Abitibi,
il faudra alors procéder à une modification du dit règlement par une résolution
des membres adoptée au 2/3 réuni en Assemblée générale annuelle (AGA) ou
assemblée générale spéciale.
3. MEMBRES
3.1 Qui peut devenir membre?
Toute personne physique ou morale qui appuie la
charte d’IISF/NWB peut devenir membre en faisant la demande. Il n’est pas nécessaire d’être membre d’un
ordre professionnel.
3.2 Voici les conditions requises pour être reconnu membre de l’Organisme :
ü
Accepter et respecter les énoncés de l’Organisme
tel que stipulé dans la charte;
ü
Se conformer aux règlements édictés par l’Organisme;
ü
Être accepté par le conseil d’administration;
ü
Acquitter une contribution annuelle dont le
montant est déterminé par une résolution du conseil d’administration.
3.3 Suspension et expulsion
Le CA pourra, par résolution, suspendre pour la
période qu’il déterminera ou expulser définitivement tout membre qui enfreint
quelque autre disposition des règlements de l’Organisme ou dont la conduite ou
les activités sont jugées nuisibles à l’Organisme. Tout membre expulsé pourra
en appeler de cette décision à l’assemblée générale.
3.4 Démission d’un membre
Tout membre peut démissionner de l’Organisme en
remettant au CA un avis à cet effet. La démission est effective dès la
réception de l’avis par le CA.
3.5 Liste des membres habiles à voter
Le secrétaire général de l’Organisme doit chaque année, au jour de l’AGA
établir la liste des membres habiles à voter.
Chaque membre a droit de consulter la liste.
4. ASSEMBLÉE DES MEMBRES
4.1 Types d’assemblée
Les assemblées générales sont annuelles ou
spéciales.
4.2 Assemblée
annuelle
4.2.1 Convocation
L’AGA doit avoir lieu à une date fixée par le CA au plus tard dans les
six mois suivant la fin de l’exercice financier. Tous les membres doivent y
être convoqués par courriel ou par écrit. La convocation sera aussi affichée
sur le site Web d’IISF/NWB; www.iisf.ca
4.2.2 Quorum
Le quorum est de dix membres enregistrés dans les livres de l’Organisme.
4.2.3 Ordre du jour et Avis de convocation
L’ordre du jour est fixé par le CA. Tout autre sujet peut être ajouté à
la demande de trois membres au moins, trente (30) jours avant l’assemblée.
L’ordre du jour et l’avis de convocation devront être transmis au moins
quinze (15) jours avant la tenue de l’AGA.
L’ordre du jour de l’AGA sera aussi affiché sur le site Web d’IISF/NWB; www.iisf.ca
4.2.4 Responsabilités et procédures
L’AGA procède à l’élection des membres du CA dont le mandat est terminé
ou dont le poste est vacant.
L’AGA approuve les états financiers annuels.
Une fois au trois ans, l’AGA désigne le ou les vérificateurs externes.
Les procédures d’assemblée seront faites d’après les règlements des
assemblées délibérantes du code Morin.
4.2.5 Lieu de l’assemblée générale
Le CA décide de l’endroit où se déroulera l’AGA.
4.2.6 Fondé de pouvoir en cas d’absence à l’assemblée générale
annuelle
Le membre qui ne peut assister en personne à l’AGA
peut désigner un fondé de pouvoir habile à voter en son nom au moyen d’une
procuration.
Le membre qui désire accorder une procuration à
un fondé de pouvoir doit faire parvenir au secrétaire général de l’Organisme le
formulaire de procuration prévue à cet effet.
4.2.7 Vote
Chaque membre en règle avec l’Organisme
bénéficie d’un droit de vote.
4.3 Assemblée
générale spéciale
4.3.1 Nature
L’assemblée générale spéciale est une assemblée
générale convoquée par le CA ou par les membres pour un ou des objets définis
suivants les formalités prévues par la loi et les présents règlements.
4.3.2 Convocation
Le secrétaire général, sur demande écrite d’au moins dix membres, sera
tenu de convoquer une assemblée spéciale qui sera tenue dans les vingt jours
suivant la réception de la demande. Il
sera loisible également au président ou au conseil d’administration de convoquer
de telles assemblées. L’avis de toute assemblée générale spéciale doit indiquer
l’affaire ou les affaires qui doit ou doivent être prises en considération
ainsi que le lieu et l’endroit de même que l’heure du début de l’assemblée
générale spéciale.
4.3.3 Quorum
Le quorum sera de dix membres enregistrés dans les livres de l’Organisme.
4.3.4 Vote
Chaque membre en règle avec l’Organisme
bénéficie d’un droit de vote.
4.3.5 Lieu de l’assemblée générale spéciale
Le CA décide de l’endroit où se déroulera
l’assemblée générale spéciale.
5. CONSEIL D’ADMINISTRATION
5.1 Composition
Le CA se compose d’au moins trois (3) administrateurs et d’au plus neuf
(9) administrateurs. Les membres du CA élisent parmi eux un président, un
secrétaire général et un trésorier qui deviendront de facto des
directeurs. Un des directeurs ou
administrateurs sera désigné vice-président et agira à ce titre en cas
d’absence du président. Les autres
membres du CA sont d’office nommés administrateurs.
5.2 Fonctions
des directeurs et administrateurs
5.2.1 Le président
a) préside toutes les réunions du C.A;
b) voit à l’exécution des décisions;
c) signe tous les documents requérant sa signature;
d) remplit tous les devoirs inhérents à sa charge et exerce tous les
pouvoirs qui peuvent de temps à autre lui être attribués par le CA.
5.2.2 Le vice-président
a) remplace le Président en cas d’absence ou d’incapacité;
b) En
cas d’absence ou d’incapacité du président ou du vice- président, un intérim
peut être nommé soit par le président soit par le CA.
5.2.3
Le trésorier
a) a la charge et la garde des fonds de l’Organisme et de ses livres de
comptabilité;
b) rend compte lors des réunions du CA au Président et au CA de toutes les
opérations financières et de la situation financière de l’Organisme;
c) tient un relevé des recettes et déboursés de l’Organisme dans un ou des
livres appropriés à cette fin;
d) supervise la personne attitrée à l’aider pour la tenue de livre.
5.2.4 Le secrétaire général
a) assiste aux AGA ou spéciales et aux réunions
du CA. et voit à ce que les procès-verbaux soient rédigés;
b)
révise tous les documents officiels de l’Organisme;
c) signe tous les documents requérant sa signature;
d) a la garde des archives;
e)
remplit toute autre fonction qui lui est attribuée.
5.3 Quorum
Le quorum, pour la tenue d’un CA, est à la majorité des administrateurs
élus. Deux directeurs sur trois doivent
être présents à toutes les réunions du CA.
5.4 Honoraires
Excluant ce qui est expressément autorisé par revenu Canada et revenu
Québec, les membres du conseil d’administration, durant le temps de leur
mandat, ne peuvent recevoir aucun honoraire de la part de l’Organisme et ce,
pour quelque raison que ce soit.
5.5 Dépenses
Les dépenses raisonnablement encourues par les administrateurs dans le
cadre de leurs fonctions sont remboursables selon les modalités et barèmes
prévus par résolution du CA. Les dépenses doivent avoir été autorisées par le
conseil d’administration avant d’être engagées. Sauf urgence, elles pourront
être autorisées par le Président et le trésorier.
5.6 Convocation
Le CA se réunit au moins trois fois par année. Le CA peut tenir ses réunions du Conseil par avis
de convocation.
Le secrétaire général du CA doit faire parvenir
l’avis de convocation et l’ordre du jour de la réunion et énoncer les affaires
qui y seront soumises au moins 10 jours avant la tenue de la réunion.
5.7 Participation aux réunions du conseil d’administration par
télécommunication
La participation aux CA pourra se faire en
temps simultané par des moyens tels : audioconférence, vidéoconférence et
Web conférence. Les membres du CA
devront préalablement en faire la demande au secrétaire général ou au Président
de l’Organisme trois jours avant la date de la tenue du CA.
5.8 Vote
Le vote se prend à la majorité des voix, chaque membre, ayant droit à un
seul vote. Dans le cas d’égalité des voix, le président ou en son absence, le
vice-président à un vote prépondérant.
5.9 Pouvoirs du conseil d’administration
Lorsqu’il l’estime dans l’intérêt de l’Organisme, le CA;
ü
voit au bon fonctionnement de l’Organisme. Il se
dote, lorsqu’il le juge opportun, d’une charte pour la régie interne de son
fonctionnement.
ü
exerce les pouvoirs et accomplit les actes
prévus par la charte et les règlements généraux
et tous ceux que la loi lui oblige dans l’intérêt de l’Organisme.
ü
administre les biens de l’Organisme. Les fonds
de l’Organisme sont engagés sur décision du conseil d’administration.
ü
procède à l’engagement du personnel permanent
ou partiel.
ü
forme un comité spécial dont le mandat est
d’étudier toutes affaires qui lui est soumise par le conseil. Le comité fait
rapport au CA et lui transmet ses recommandations finales.
ü
nomme un professionnel, au titre de membre conseillé, dont le mandat
est d’étudier toutes affaires qui lui sont soumises par le conseil. La personne
nommée fait rapport au CA et lui transmet ses recommandations.
ü
Le CA n’est pas lié par les recommandations du
comité et détermine de l’opportunité de les suivre ou non.
ü
désigne trois membres du CA et le coordonnateur
au siège social, pour la signature des chèques, deux signatures sur quatre
étant obligatoires dont le président ou le trésorier.
ü
remplace, par un autre membre actif, tout
membre du CA qui a cessé de remplir ses fonctions avant la fin de son terme.
Tout membre ainsi nommé demeure en fonction jusqu’à la fin du mandat de la
personne qu’il remplace.
ü
Seul le CA, par son président ou à défaut par
un membre du CA ou par un permanent désigné par le président, peut faire des
représentations ou déclarations au nom de IISF/NWB.
ü
choisit l’institution financière où les fonds
de l’Organisme seront déposés.
5.10 Conflits d’intérêt
ü
Tout conflit d’intérêt direct ou indirect
impliquant les membres du CA, les membres du personnel et les bénévoles est
proscrit. Si quelqu’un se trouve en
conflit d’intérêt par affiliation avec un fournisseur de biens ou de services,
actuels ou potentiels, avec des bénéficiaires de subventions ou avec une
organisation ayant des objectifs concurrentiels ou incompatibles, cette
personne doit en informer le CA et s’abstenir de prendre part aux décisions qui
touchent la source du conflit d’intérêt.
De même, il est interdit aux membres du CA et au personnel, d’accepter
pour leur propre usage des cadeaux. Sont interdites également les opérations
non vérifiées, les prêts à des fins personnelles aux membres du CA et du
personnel, ainsi que l’utilisation des ressources pour des fins partisanes ou
des gains personnels.
5.11 Élections
Avant de procéder aux élections, on doit choisir un président
d’élection. Les administrateurs sont élus par scrutin secret ou main levée
parmi les membres actifs de l’Organisme réunis en assemblée annuelle. Ces
membres sont élus pour un terme de deux ans.
Afin de ne pas compromettre la pérennité de l’Organisme, la fin du
mandat de la moitié des membres du conseil d’administration devra être effectif
à une année différente de l’autre moitié.
Les directeurs doivent faire partie de catégories distinctes.
5.12 Destitution
Motif 1 :
Tout membre du CA qui au cours de son mandat est absent à deux séances consécutives
ou plus du tiers, sans motif valable, pourrait être démis de ses fonctions
selon l’alinéa 5.12.1. Le CA procède à son remplacement tel que prévu à l’article
5.9.
Motif
2 :
Tout
administrateur qui a un manquement :
ü
Au respect
de la charte de l’Organisme;
Ou
ü
Aux
règlements et politiques édictés par l’Organisme;
Ou
ü
Qui est
reconnu coupable d’un acte criminel incompatible avec les fonctions
d’administrateur;
Ou
ü
Qui n’a
plus la probité requise aux yeux du CA.
Est passible de la destitution de ses fonctions
par le CA.
5.12.1 Pour confirmer la destitution de l’administrateur visé par les
motifs 1 ou 2, le CA devra procéder à un vote secret après lui avoir donné
l’occasion d’être entendu.
5.13 Exercice financier
Les états financiers doivent être préparés par le trésorier, approuvés
par le CA pour l’année se terminant et doit être soumis à l’AGA pour
approbation. Les états financiers seront
examinés, à chaque trois (3) ans, par le ou les vérificateurs externes désignés
par l’AGA.
6. AMENDEMENTS
AUX RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
Les règlements généraux de l’Organisme entrent en vigueur conformément
aux dispositions de la loi sur les compagnies.
Les amendements aux règlements sont approuvés par les membres réunis en
assemblée générale ou assemblée générale spéciale, par au moins les deux tiers
des membres présents.
Toute proposition d’amendement aux Règlements généraux ou toute
proposition d’ajout de règlement aux Règlements généraux est communiquée aux
membres en même temps que l’avis de convocation de la réunion ou lors de séance
tenante d’une assemblée générale.
7. DISSOLUTION
DE L’ORGANISME
L’Organisme ne peut être dissous que par le vote des deux tiers des
membres de l’Organisme présents à une assemblée générale spécialement convoquée
dans ce but par un avis de trente jours, donné par courriel ou par écrit à
chacun des membres actifs.
En cas de dissolution, le CA veillera à ce que les avoirs restant de l’Organisme
soient remis à un Organisme de charité similaire.
Sur résolution de l’AGA, les
modifications du dit Règlements généraux datés du 10 octobre 2010 furent adoptées
à l'unanimité lors de l’Assemblé générale annuelle tenue à Rouyn-Noranda en
date du 17 octobre 2012.